Cada hoja de Excel está formada por 256 columnas, con designación alfabética por combinación de un máximo de dos letras (de, A a IV, en alfabeto de 26 letras) y 65.536 filas con identificación numérica correlativa. El número de hojas por archivo (libro) es de tres, por defecto, pero pueden insertarse más con el menú contextual de la pestaña hoja.El número de celdas es suficiente para cualquier cálculo que se proponga. Cada casilla se designa individualmente por los indicadores de columna y fila, en ese orden. Una casilla se selecciona al picar sobre ella, o desplazándose con las flechas de dirección del teclado. Un área de la hoja es una zona rectangular indicada por las casillas que ocupan una de sus diagonales, separadas por dos puntos.
La apariencia general de Microsoft Excel, es una estructura cuadricular a la que se denomina hoja de cálculo. Cuando la hoja de cálculo no contiene ningún dato, pueden activarse fácil y rápidamente los límites de la hoja. Para ello, tendremos que pulsar varias combinaciones de teclas:Con Ctrl+Inicio nos movemos a la primera celda A1. Sin embargo con Ctrl+Flecha abajo el programa se desplaza a la última celda de la columna A: A65536.
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